Publié le 7 avril 2022
Quel est le rôle du chef de projet événementiel ?

Le chef de projet événementiel est le véritable chef d’orchestre de l’organisation d’un événement. Il travaille sur un projet depuis son élaboration jusqu’à son aboutissement. Il peut exercer dans tous les domaines : conventions, assemblées, salons professionnels, vernissages. Fin connaisseur des méthodes de la construction de l’image d’une marque, quels sont les rôles de cet expert ?

Chef de projet événementiel : un rôle centralisateur 

C’est un responsable dynamique, qui fait preuve d’excellentes compétences managériales et qui peut endosser des missions pluridisciplinaires. Par exemple, dans le cadre de son travail, il est amené à :

- Coordonner les actions de tous les prestataires qui interviennent sur l’événement

- S’assurer que le projet prend la forme convenue au cahier des charges

- Vérifier que le projet respecte bien le budget établi et qu’il répond aux attentes du commanditaire

- Contrôler le bon fonctionnement du matériel

- Prendre en charge le recrutement du personnel nécessaire au bon déroulement de l’événement

Le chef de projet événementiel a donc de grandes qualités relationnelles, qu’il cultive au quotidien. Après quelques années d’expérience, il peut d'ailleurs endosser un rôle de négociant et de stratège en conseillant ses clients sur les actions événementielles à adopter.

Le chef de projet événementiel : garant de l’image de ses clients 

Très polyvalent, le chef de projet événementiel travaille en amont, pendant et après la manifestation qu’il organise. Au préalable, outre la rédaction du cahier des charges, c’est lui qui accueille son client, le conseille et capte ses besoins qu’il traduit en buts opérationnels. En effet, il sait transformer une image professionnelle, un objectif stratégique en un événement complet en jouant sur les éléments de décoration, le planning de la manifestation et en assurant un très haut niveau de prestations.

Pendant le déroulé de la manifestation, il endosse un rôle de superviseur de tous les instants auprès des intervenants. Il est alors en contact avec les traiteurs, les décorateurs, les hôtes et hôtesses d’accueil. Il s’assure de la bonne mise en place du matériel et peut même être amené à gérer des situations conflictuelles.

Son rôle de contrôleur est capital afin que l’événement entre bien dans le cadre du cahier des charges qui le définit. Un événement, c’est une occasion capitale pour une entreprise de se construire une image de marque positive. Pour les professionnels, il est donc crucial que la manifestation se déroule bien et sans aucun point négatif.

C’est pour cette raison que les meilleurs chefs de projet événementiel suivent une formation de conseil en image et en marketing. Les compétences développées pendant ce cursus leur permettent de savoir parfaitement faire entrer en cohérence l’intégralité de la manifestation avec image de marque de leur client. L’IDRI offre à ce titre la possibilité de suivre ses parcours spécialisés dans le conseil en image en continu ou en alternance.

Le chef de projet événementiel s’adapte parfaitement à chaque client, entreprise ou personnalité. Il élabore ses éléments en fonction des besoins, des attentes et des objectifs de chacun.

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